Adesione, profilo, formazione e attività.

Possono essere trattati dati identificativi e di contatto, territorio, percorso richiesto, account, ruoli, attività, formazione, comunicazioni e, nei servizi territoriali, contenuti e allegati della segnalazione. Nel percorso italiano Comune e Provincia sono normalizzati usando le classificazioni ufficiali ISTAT; possono essere conservati anche i relativi codici territoriali, la sigla provinciale e la Regione per ridurre errori e rendere coerenti le elaborazioni territoriali. Nella richiesta iniziale tramite IDRA e nella normale completezza del profilo O.C. non viene chiesto l’indirizzo completo di abitazione, perché per queste finalità sono sufficienti Comune e Provincia. Un recapito postale potrà essere richiesto con un flusso separato solo quando esista una finalità specifica e documentata. Per la sola manifestazione di interesse europea vengono richiesti dati ridotti: Paese e recapito sono separati dai campi territoriali facoltativi. Non sono richiesti codice fiscale, documento di identità o numero di telefono.

Nel dossier europeo di governance possono essere trattati nominativi e recapiti professionali o di servizio di referenti e organizzazioni partner, insieme a riferimenti di accordi, verifiche e autorizzazioni interne. Questi dati non vengono pubblicati automaticamente.

Dati sanitari, documenti di identità e informazioni su terzi non devono essere inviati se non espressamente richiesti, necessari e accompagnati dalle indicazioni applicabili.

I dati sono utilizzati per valutare la richiesta, gestire il profilo, assegnare ruoli e specializzazioni, fornire formazione e strumenti autorizzati, documentare attività e proteggere la piattaforma. La base giuridica dipende dalla singola finalità e può comprendere misure richieste dall’interessato, gestione del rapporto organizzativo, obblighi di legge e legittimo interesse alla sicurezza e all’accountability. La presa visione dell’informativa è documentata ma non viene usata come consenso generale; i consensi facoltativi, come l’eventuale pubblicazione del profilo, restano separati e revocabili.

IDRA è il punto centrale di autenticazione per i servizi CNSBII collegati. La verifica dell’email in IDRA può essere riutilizzata nel percorso di adesione per evitare una seconda verifica dello stesso recapito. La creazione dell’account IDRA non comporta automaticamente l’attribuzione del ruolo di Osservatore Civico: domanda, regole, formazione, stato del profilo e autorizzazioni operative restano trattamenti e passaggi distinti.

Quando il profilo viene abilitato a EGERIA, la segnalazione può comprendere luogo e coordinate acquisite su comando, allegati scelti dall’utente, metadati tecnici delle fotografie compresi eventuali dati EXIF/GPS, messaggi e cronologia. EGERIA può inviare ricevute e aggiornamenti di servizio all’email verificata e genera audit collegati al ruolo, al codice della segnalazione e alle operazioni svolte. Per gli eventi pertinenti a incendi o fumi, un sottoinsieme minimizzato dei dati territoriali e descrittivi può essere reso disponibile ad ARDEA per la correlazione interna: identità, recapiti e file originali del segnalante non vengono trasferiti ad ARDEA. La pubblicazione resta separata e richiede la specifica autorizzazione prevista dal flusso.

L’invio della richiesta non comporta accettazione automatica, attribuzione di un ruolo o pubblicazione dei dati. La manifestazione di interesse europea serve esclusivamente al ricontatto e alla valutazione della possibile costruzione della rete nel Paese indicato. Lo stato pubblico del Paese e i gate interni di attivazione restano separati dalla pratica individuale e non attivano automaticamente un rapporto associativo o di volontariato. I dati di governance vengono usati per verificare l’assetto organizzativo, documentare responsabilità e impedire l’apertura operativa di un Paese quando i controlli essenziali sono incompleti.

Le informazioni pubbliche sono separate da account, recapiti, allegati riservati e note interne. Gli interessati accedono alle funzioni collegate al proprio profilo. Operatori e amministratori accedono in base al ruolo e alla necessità, con registrazione delle operazioni quando prevista.

I fornitori tecnici necessari a hosting, posta e servizi applicativi possono trattare dati secondo le istruzioni e gli accordi adottati dal titolare. La manifestazione di interesse europea non comporta, da sola, la comunicazione dei dati a una futura struttura nazionale. I recapiti inseriti nel dossier governance sono accessibili soltanto agli operatori autorizzati che ne hanno necessità per la verifica del Paese. Eventuali accessi o trasferimenti verso soggetti situati fuori dallo Spazio economico europeo richiedono una verifica preventiva delle condizioni applicabili ai trasferimenti internazionali.

La durata dipende dalla finalità, dallo stato della domanda o del rapporto, dagli obblighi associativi, amministrativi e formativi e dalle esigenze di sicurezza. Domande chiuse e profili cessati sono sottoposti a riesame almeno annuale per cancellazione, anonimizzazione o minimizzazione quando non sussiste più una ragione documentata di conservazione. Non è prevista conservazione indefinita per mera disponibilità tecnica. Le manifestazioni di interesse europee sono conservate finché è ragionevolmente necessario per il contatto e per verificare la possibile attivazione del Paese; quando tale finalità viene meno devono essere cancellate o anonimizzate, salvo una diversa ragione documentata. I dati di governance seguono la durata della verifica o del rapporto organizzativo e devono essere aggiornati o rimossi quando il referente, il partner o la relativa finalità cessano. Al termine degli altri trattamenti i dati devono essere cancellati, anonimizzati o conservati soltanto quando esiste una ragione documentata.

Quando cambiano elementi rilevanti del trattamento, dell’organizzazione o delle modalità con cui vengono erogati i servizi, questa informativa viene aggiornata e la modifica viene comunicata con modalità adeguate alla sua importanza. L’Area O.C. può richiedere una nuova presa visione prima di riattivare le funzioni operative quando l’aggiornamento incide sulle informazioni che devono essere portate all’attenzione dell’interessato.

La presa visione documentata dell’informativa non equivale a un consenso generale al trattamento. Quando una specifica finalità richiede un consenso, questo viene richiesto separatamente, con indicazione della finalità e delle modalità di revoca.

Nei casi previsti è possibile chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità e revocare consensi facoltativi. È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o, nei casi previsti dal GDPR, a un’altra autorità di controllo competente dell’Unione europea.

Per le richieste ordinarie usa il modulo privacy. Per comunicazioni formali: ass.nuoveprospettive@pec.it.