Dati inviati con contatti, richieste e CIVIS.

Nuove Prospettive ODV ETS, ente titolare del progetto CNSBII. Per comunicazioni formali è disponibile la PEC ass.nuoveprospettive@pec.it. Le richieste ordinarie sui dati possono essere presentate con il modulo privacy.

Il servizio tratta nome ed email quando sono necessari per registrare e gestire una pratica. Telefono e organizzazione restano facoltativi; il numero telefonico, se fornito, viene usato soltanto quando serve un chiarimento operativo. Possono inoltre essere trattati progetto destinatario, oggetto e contenuto del messaggio, territorio o data del fatto quando pertinenti, collegamento a una fonte pubblica e dati tecnici minimi necessari alla sicurezza. Quando usi CIVIS viene trattato anche il contenuto della conversazione e il relativo contesto tecnico, nella misura necessaria a comprendere la richiesta e mantenere il filo del dialogo.

I campi contrassegnati come obbligatori servono per registrare e rispondere alla richiesta. Il telefono non è richiesto per inviare né un contatto generale né una segnalazione, in applicazione del principio di minimizzazione. Il modulo classico può consentire allegati nei formati ammessi; CIVIS propone soltanto i formati previsti dal proprio canale e non propone archivi compressi quando non è disponibile una scansione locale verificata. Gli allegati devono essere pertinenti alla richiesta. Non inserire documenti di identità, credenziali, dati sanitari, informazioni su minori o dati di terzi non necessari.

I dati sono usati per comprendere la richiesta, mantenere la conversazione con CIVIS, registrare, assegnare, verificare e rispondere alla comunicazione, nonché svolgere l’istruttoria delle domande di patrocinio o riconoscimento, chiedere eventuali integrazioni, documentare il riscontro e prevenire abusi. La base giuridica dipende dal contenuto della richiesta e può comprendere misure richieste dall’interessato, obblighi di legge e legittimo interesse del titolare alla sicurezza e alla corretta gestione della corrispondenza. La presa visione di questa informativa non costituisce un consenso generale a trattamenti ulteriori né un’iscrizione a comunicazioni promozionali.

Le email sullo stato della pratica sono comunicazioni di servizio. Non comportano iscrizione automatica a newsletter o attività promozionali. CIVIS è un sistema automatizzato e può usare componenti di strumenti di analisi eseguiti localmente quando attivi; la conversazione non viene inviata a fornitori esterni di strumenti di analisi. Le regole tecniche possono assistere classificazione, ricerca delle informazioni e preparazione della pratica, ma CIVIS non adotta decisioni con effetti giuridici esclusivamente automatizzate quando è richiesta una verifica umana o amministrativa.

I dati sono accessibili agli operatori autorizzati di Nuove Prospettive ODV ETS e del progetto destinatario, nei limiti del ruolo assegnato. Le notifiche operative dei contatti generali sono instradate alla Segreteria CNSBII; quelle classificate come segnalazioni alla casella Segnalazioni CNSBII. Possono essere trattati dai fornitori tecnici necessari per hosting e posta elettronica, secondo gli accordi e le configurazioni adottate dal titolare. CIVIS non utilizza un fornitore esterno di strumenti di analisi per elaborare il testo della conversazione.

I dati non vengono diffusi, ceduti per pubblicità o pubblicati automaticamente. L’eventuale trasmissione a un soggetto competente avviene solo quando necessaria alla richiesta, prevista dalla legge o autorizzata dall’interessato.

La conversazione temporanea di CIVIS è conservata per un massimo di 24 ore dall’ultimo turno. Se la conversazione viene trasformata con successo in una pratica, la copia temporanea viene eliminata anticipatamente e nella pratica restano soltanto i dati necessari al relativo fascicolo. La richiesta registrata è conservata fino alla chiusura e per il successivo periodo determinato dal titolare in base alle necessità di documentare il riscontro, gestire contestazioni, tutelare diritti o rispettare obblighi applicabili. Se dal contatto nasce un diverso rapporto, si applicano i tempi previsti per quel rapporto. I registri tecnici sono mantenuti per periodi proporzionati alle finalità di sicurezza.

Il servizio applica CAPTCHA, controlli contro invii automatici e ripetuti, limita gli accessi agli operatori autorizzati e separa i contenuti pubblici dai dati personali e dalle note interne. Gli allegati sono conservati in un deposito non destinato all’esecuzione pubblica e vengono scaricati dall’area amministrativa come file. Quando sul server è disponibile un motore antivirus locale compatibile, il sistema esegue anche la scansione prevista dal canale. L’assenza di una scansione locale verificata comporta restrizioni aggiuntive sugli archivi nel flusso CIVIS. I controlli applicativi riducono il rischio ma non costituiscono una garanzia assoluta di assenza di malware.

Nei casi previsti è possibile chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità. L’interessato può inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Per individuare correttamente la pratica, indica il servizio e il riferimento ricevuto senza trasmettere password o codici temporanei.