Privacy e trattamento dei dati.

Egeria può trattare dati dell’account verificato, contenuto della segnalazione, luogo e data, categoria, stato della pratica, coordinate inserite o acquisite su comando, allegati scelti dall’utente, messaggi collegati e dati tecnici strettamente necessari a sicurezza, prevenzione degli abusi e continuità del servizio.

Non sono richiesti dati sanitari, informazioni su minori o altre categorie particolari di dati personali. Non inserirli se non sono strettamente necessari alla segnalazione. Anche negli allegati evita volti, targhe, conversazioni, documenti personali o altri elementi identificativi quando non servono a comprendere il fatto segnalato.

I dati sono trattati per ricevere e gestire la segnalazione richiesta dall’utente, verificarne gli elementi, mantenere la cronologia, prevenire abusi, documentare le attività svolte e, quando necessario, predisporre un successivo atto o una comunicazione verso soggetti competenti.

La base giuridica viene individuata in relazione alla singola finalità e può comprendere l’esecuzione del servizio richiesto, l’adempimento di obblighi applicabili e il legittimo interesse del titolare alla sicurezza, alla gestione e alla documentazione delle proprie attività. Il consenso è utilizzato soltanto per funzioni facoltative per le quali sia effettivamente richiesto. La presa visione dell’informativa non costituisce un consenso generale.

La ricezione di una segnalazione non prova la veridicità dei fatti, non attribuisce responsabilità e non sostituisce le verifiche tecniche o amministrative eventualmente necessarie.

I dati sono accessibili soltanto ai soggetti autorizzati in base al ruolo e, quando necessario, ai fornitori tecnici che supportano il servizio o ad altri destinatari ai quali la comunicazione sia necessaria o prevista dalla legge. Le segnalazioni non diventano pubbliche automaticamente.

La visualizzazione in SIBILLA DSS, nelle aree operative o nelle mappe pubbliche segue permessi distinti. La pubblicazione di un marker o di contenuti collegati richiede una decisione separata e deve applicare minimizzazione e, quando opportuno, anonimizzazione.

All’invio Egeria assegna un codice di ricezione univoco. Il codice serve a identificare la segnalazione e non è il protocollo informatico di una pubblica amministrazione, non certifica la fondatezza del contenuto e non equivale all’avvenuta presentazione di un esposto, denuncia o istanza a un ente pubblico.

Quando un operatore autorizzato prende in carico la segnalazione, i dati necessari possono essere trasferiti a SIBILLA DSS per classificazione, verifica territoriale e istruttoria. La presa in carico può generare una registrazione in Entrata nel registro documentale generale GIANO. GIANO è un sistema interno di registrazione, classificazione e fascicolazione del CNSBII e del soggetto gestore.

Gli allegati acquisiti vengono mantenuti nel deposito originario e, quando entrano nel fascicolo, possono essere copiati nel deposito documentale GIANO. L’impronta SHA-256 viene utilizzata per verificare che una copia non sia cambiata durante il trasferimento. L’impronta non certifica, da sola, l’autenticità, la provenienza o la veridicità del contenuto.

La posizione non viene acquisita automaticamente all’apertura del servizio. È richiesta dal browser soltanto quando l’utente attiva la funzione e può essere sostituita con una descrizione manuale. Quando il servizio consente livelli di precisione diversi, la pubblicazione deve usare il livello meno preciso compatibile con la finalità.

Le bozze possono restare localmente sul dispositivo fino all’invio o alla cancellazione. Prima di allegare immagini, video, audio o PDF verifica che siano pertinenti e che non contengano dati di terzi non necessari.

Le segnalazioni e i relativi allegati sono conservati per il tempo necessario alla verifica, all’eventuale istruttoria, alla documentazione delle attività svolte, alla tutela dei diritti e agli obblighi applicabili. La piattaforma non elimina segnalazioni soltanto perché viene raggiunto un numero massimo di record. Le regole di cancellazione o archiviazione devono essere definite e mantenute coerenti con il registro dei trattamenti e con gli atti del titolare.

Un messaggio vocale differito IRIS viene conservato, nella configurazione attuale, per 24 ore, salvo diversa impostazione autorizzata e documentata. La comunicazione vocale in diretta non viene registrata automaticamente dal sistema CNSBII. Possono essere conservati eventi tecnici essenziali di ingresso, uscita, canale e durata per sicurezza e diagnosi.

Sono applicati controlli di accesso, limitazione dei tentativi, validazione degli allegati, log tecnici e verifiche di integrità. Nessuna misura elimina ogni rischio: eventuali anomalie devono essere gestite attraverso le procedure di sicurezza e, quando applicabile, di gestione delle violazioni dei dati personali.

Nei casi previsti dalla normativa è possibile esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità e proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Per Egeria, le richieste formali e le comunicazioni riferite al progetto possono essere inviate alla PEC operativa CNSBII cnsbii@pec.cnsbii.it. Il titolare del trattamento resta Nuove Prospettive ODV ETS, quale ente titolare del progetto CNSBII.

Il titolare deve riesaminare periodicamente rischi, tempi di conservazione, destinatari, ruoli e configurazioni. Quando un trattamento può presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone, deve essere valutata l’eventuale necessità di una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati prima di introdurre o modificare quel trattamento.